Allgemeine Geschäftsbedingungen und
Auftragsverarbeitungsvertrag

  1. Geltungsbereich
    • 1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend die AGB) sowie der Auftragsverarbeitungsvertrag (nachfolgend AVV) sind gültig ab dem 17. Januar 2022 und ersetzen alle früheren Versionen.
    • 1.2 Zusammen mit dem bestätigten Angebot und allfälligen weiteren Vertragsdokumenten stellen diese AGB und der AVV die abschliessende Vereinbarung (nachfolgend Vereinbarung) zwischen dem Kunden und der Force8 AG (nachfolgend Force8) dar. Diese AGB und AVV sind integrierter Bestandteil aller Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen.
    • 1.3 Diese AGB und AVV gelten ausschliesslich. Allgemeine Geschäfts- oder Einkaufsbedingungen oder eigene Auftragsverarbeitungsverträge des Kunden finden keine Anwendung. Gegenbestätigungen des Kunden unter Hinweis auf seine eigenen Geschäftsbedingungen wird ausdrücklich widersprochen.
  2. Allgemeiner Inhalt der Vereinbarung
    • 2.1 Diese AGB gelten für die Nutzung der Software Force8 Coach gemäss der aktuellen Produktbeschreibung als „Software as a Service“ (SaaS), nachfolgend die Software. Die Software wird von der Force8 als SaaS-Lösung betrieben. Dem Kunden wird ermöglicht, die auf den Servern der Force8 bzw. eines von der Force8 beauftragten Dienstleisters gespeicherte und ablaufende Software über eine Internetverbindung während der Laufzeit dieses Vertrags für eigene Zwecke zu nutzen und seine Daten mit ihrer Hilfe zu speichern und zu verarbeiten.
    • 2.2 Präsentationen, Stellungnahmen und dergleichen sind erst mit ihrer rechtsgültigen Unterzeichnung verbindlich. Bei sonstigen Arbeitsergebnissen ist die Verbindlichkeit nur dann gegeben, wenn dies ausdrücklich schriftlich festgehalten wird. Zwischenberichte und vorläufige Arbeitsergebnisse können vom endgültigen Ergebnis erheblich abweichen und sind unverbindlich.
    • 2.3 Sofern in der Vereinbarung einzelne Mitarbeiter genannt werden, bemüht sich die Force8 in angemessenem Umfang, dass diese genannten Einzelpersonen dem Kunden während des im Vertrag angegebenen voraussichtlichen Zeitraums zur Unterstützung der Arbeiten der Force8 zur Verfügung stehen. Die Force8 hat das Recht, einzelne Mitarbeiter auszutauschen. Die Force8 kann sich zur Erbringung ihrer Leistungen geeigneter Dritter bedienen.
    • 2.4 Terminangaben gelten als allgemeine Zielvorgaben, soweit sie nicht ausdrücklich als verbindliche Zusicherungen vereinbart sind.
  3. Auftragserteilung
    • 3.1 Ein Auftrag gilt als erteilt, wenn:
      • der Kunde eine Offerte akzeptiert,
      • eine schriftliche Auftragsbestätigung vorliegt,
      • eine mündliche Auftragsbestätigung vorliegt oder aus den Umständen klar zu erkennen ist, dass der Kunde gewillt ist, die betreffende Dienstleistung oder das betreffende Produkt zu beziehen,
      • oder eine Offerte vorliegt und die Force8 mit Kenntnis und im Einverständnis des Kunden mit der Arbeit begonnen hat.
    • 3.2 Bei Rahmenofferten gilt der Auftrag auch dann als erteilt, wenn das weitere Vorgehen in separaten Plänen (z.B. Projektplänen) geregelt wird. Die gemäss solchen Plänen reservierten Termine, Arbeitstage oder Ressourcen gelten als Teil der Rahmenofferte als beauftragt.
  4. Mitwirkung und Verpflichtungen des Kunden
    • 4.1 Der Kunde wird die Force8 bei der Erbringung der vertraglichen Leistungen in angemessenem Umfang unterstützen.
    • 4.2 Für die Nutzung der Software müssen die sich aus der Produktbeschreibung bzw. dem Auftragsblatt ergebenden Systemvoraussetzungen beim Kunden erfüllt sein. Der Kunde trägt hierfür selbst die Verantwortung.
    • 4.3 Der Kunde hat die ihm zur Verfügung gestellten Zugangsdaten geheim zu halten und dafür zu sorgen, dass etwaige Mitarbeiter, denen Zugangsdaten zur Verfügung gestellt werden, dies ebenfalls tun. Die Leistung der Force8 darf Dritten nicht zur Verfügung gestellt werden, soweit das nicht von den Parteien ausdrücklich vereinbart wurde.
    • 4.4 Der Kunde verpflichtet sich, keine Mitarbeiter der Force8 in keiner wie auch immer gearteten Form abzuwerben. Dieses Abwerbeverbot gilt für die Dauer des zwischen Force8 und dem Kunden bestehenden Vertragsverhältnisses sowie bis ein Jahr nach dessen Beendigung. Für den Fall einer Verletzung dieses Abwerbeverbots verpflichtet sich der Kunde zur Zahlung einer Konventionalstrafe in der Höhe von CHF 20’000. Die Bezahlung der Konventionalstrafe befreit nicht vom Abwerbeverbot. Weiterer Schadenersatz bleibt vorbehalten.
  5. Art und Umfang der Leistung
    • 5.1 Die Force8 stellt dem Kunden die Software in der jeweils vereinbarten Version am Router Ausgang des Rechenzentrums, in dem der Server mit der Software steht (Übergabepunkt), zur Nutzung bereit. Die Software, die für die Nutzung erforderliche Rechenleistung und der erforderliche Speicher- und Datenverarbeitungsplatz werden von der Force8 bereitgestellt. Die Force8 schuldet nicht die Herstellung und Aufrechterhaltung der Datenverbindung zwischen den IT-Systemen des Kunden und dem beschriebenen Übergabepunkt.
    • 5.2 Der Kunde darf die Dienstleistungen nicht in missbräuchlicher Art und Weise verwenden. Die Verwendung findet ausschliesslich im gesetzlichen Rahmen statt. Die Force8 behält sich das Recht vor, den Zugang bei Verdacht auf Missbrauch zu suspendieren oder zu löschen.
    • 5.3 Im Zusammenhang mit der Nutzung der Dienstleistungen versendet die Force8 gegebenenfalls Serviceankündigungen, Verwaltungsnachrichten und andere Informationen. Die Force8 kann den Kunden über beliebige Kanäle kontaktieren.
    • 5.4 Der Kunde ist verpflichtet, Passwörter vertraulich zu behandeln. Für Aktivitäten im Nutzerkonto ist der Nutzer verantwortlich. Nutzer dürfen die bei Force8 Coach verwendeten Passwörter nicht erneut bei Anwendungen von Dritten einsetzen.
    • 5.5 Die Force8 kann ihrer Software Force8 Coach neue Funktionen hinzufügen, entfernen, Module aussetzen oder endgültig einstellen.
  6. Verfügbarkeit der Software
    • 6.1 Die Force8 weist den Kunden darauf hin, dass Einschränkungen oder Beeinträchtigungen der Software entstehen können, die ausserhalb des Einflussbereichs der Force8 liegen. Hierunter fallen insbesondere Handlungen von Dritten, die nicht im Auftrag der Force8 handeln, von Force8 nicht beeinflussbare technische Bedingungen des Internets sowie höhere Gewalt. Auch die vom Kunden genutzte Hard- und Software und technische Infrastruktur kann Einfluss auf die Leistungen von Force8 haben. Soweit derartige Umstände Einfluss auf die Verfügbarkeit oder Funktionalität der von Force8 erbrachten Leistung haben, hat dies keine Auswirkung auf die Vertragsgemässheit der erbrachten Leistungen.
    • 6.2 Der Kunde kann Funktionsausfälle, -störungen oder –beeinträchtigungen der Software an info@force8.coach melden.
  7. Support
    • 7.1 Ein Supportfall liegt vor, wenn die Software die vertragsgemässen Funktionen gemäss der Produktbeschreibung nicht erfüllt. 
    • 7.2 Meldet der Kunde einen Supportfall, so hat er eine möglichst detaillierte Beschreibung der jeweiligen Funktionsstörung zu liefern, um eine möglichst effiziente Fehlerbeseitigung zu ermöglichen.
    • 7.3 Die Parteien können eine gesonderte Vereinbarung über die Zurverfügungstellung von Support-, Wartungs- und Pflegeleistungen treffen.
  8. Vergütung
    • 8.1 Der Kunde schuldet der Force8 die monatlichen Lizenzkosten gemäss Angebot.
    • 8.2 Neben den Lizenzkosten hat die Force8 Anspruch auf Erstattung der angefallenen Auslagen und Dritthonorare. Reisezeit wird in die zur Erbringung der Dienstleistungen benötigten Stunden eingerechnet und in Rechnung gestellt.
    • 8.3 Kostenvoranschläge beruhen auf Schätzungen des Umfanges der notwendigerweise anfallenden Tätigkeiten und werden auf der Grundlage des Kunden angegebenen Daten erstellt. Daher sind sie für die endgültige Berechnung des Honorars nicht verbindlich.
    • 8.4 Sämtliche Preisangaben verstehen sich exklusive Mehrwert- und anderen Steuern.
    • 8.5 Alle Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen auf das von der Force8 angegebene Konto zu zahlen. Bei nicht fristgerechtem Zahlungseingang hat Force8 das Recht, vertraglich zugesicherte Leistungen sofort einzustellen oder vom Service-Level abzuweichen. Dieses Recht beinhaltet die Sperrung von Online-Zugängen. Weiter besteht in diesem Falle das einseitige Recht von Force8, die Vereinbarung fristlos und ausserordentlich aufzulösen.
    • 8.6 Bei einer Kündigung der Vereinbarung bezahlt der Kunde der Force8 alle bis zum Tag der Kündigung erbrachten Dienstleistungen. Bei einer ausserordentlichen Kündigung durch den Kunden bezahlt der Kunde sämtliche zusätzlichen Kosten, welche der Force8 aufgrund der vorzeitigen Kündigung der Dienstleistung entstehen.
    • 8.7 Ungeachtet des Grundes für die Beendigung der Vereinbarung übernimmt der Kunde sämtliche Kosten für die Rückführung der Daten. Force8 verrechnet die in der Vereinbarung definierten Preise für vom Kunden über den Beendigungs-Zeitpunkt hinaus abgefragten Dienstleistungen.
  9. Geheimhaltung
    • 9.1 Die Parteien verpflichten sich, Stillschweigen zu wahren über alle vertraulichen Informationen, von denen sie anlässlich oder in Zusammenhang mit der Entgegennahme oder Erbringung von Leistungen im Rahmen der Abwicklung des Vertragsverhältnisses Kenntnis erlangen. Als vertraulich haben alle Daten über Tatsachen, Methoden und Kenntnisse zu gelten, mit Ausnahme von Daten, die
      • der Öffentlichkeit allgemein zugänglich sind oder werden, wobei dies nicht auf eine Verletzung einer Verpflichtung unter dieser Ziffer 9 zurückzuführen ist;
      • von einem Dritten ohne Vertraulichkeitsverpflichtung erworben wurden;
      • vom Empfänger der vertraulichen Informationen unabhängig erstellt werden bzw. wurden oder die ihm oder ihnen vor dem Empfang bekannt waren; oder
      • allgemein bekannt sind oder von Dritten mit allgemeinen Kenntnissen einfach ermittelt werden können.
    • 9.2 Ausgenommen hiervon ist die Weitergabe von vertraulichen Informationen zur notwendigen Wahrung berechtigter eigener Belange, soweit die jeweiligen Dritten einer gleichwertigen Verpflichtung zur Verschwiegenheit unterliegen.
    • 9.3 Die Force8 ist weiter berechtigt, vertrauliche Informationen einem Dritten offen zu legen, sofern dies für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist. Die Force8 kann die ihr zur Kenntnis gelangenden Informationen, insbesondere auch die personenbezogenen Daten der Kunden, IT-technisch verarbeiten respektive durch Dritte verarbeiten lassen. Dadurch werden die Informationen auch für Personen zugänglich, die im Rahmen des Verarbeitungsprozesses Systembetreuungs- und Kontrollfunktionen wahrnehmen. Die Force8 stellt sicher, dass die entsprechenden Personen ebenfalls der Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit unterstehen.
    • 9.4 Die Force8 weist explizit darauf hin, dass ihr vom Kunden keinerlei sensible personenbezogenen Daten via unverschlüsselter Methode zugestellt werden sollen. Hierzu gelten insbesondere, aber nicht abschliessend, Athletenlisten oder Athletendossiers. 
    • 9.5 Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit besteht über die Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus fort. Die vorstehende Verpflichtung hindert die Force8 nicht zur Ausführung von gleichen oder ähnlichen Aufträgen für andere Kunden unter Wahrung der Verschwiegenheit.
    • 9.6 Die Parteien können sich für ihre Kommunikation im Rahmen der Abwicklung des Vertragsverhältnisses elektronischer Medien wie Telefon, Fax, Webseiten und E-Mail bedienen. Bei der elektronischen Übermittlung können Daten aufgefangen, vernichtet, manipuliert oder anderweitig nachteilig beeinflusst werden sowie aus anderen Gründen verloren gehen und verspätet oder unvollständig ankommen. Jede Partei hat daher in eigener Verantwortung angemessene Vorkehrungen zur Sicherstellung einer fehlerfreien Übermittlung respektive Entgegennahme sowie die Erkennung von inhaltlich oder technisch mangelhaften Elementen zu treffen. Der Kunde nimmt davon Kenntnis, dass ein absoluter Schutz nicht möglich ist.
  10. Schutz- und Nutzungsrechte
    • 10.1 Sämtliche Schutzrechte wie Immaterialgüter- und Lizenzrechte an der Software sowie an den von der Force8 im Rahmen der Abwicklung des Vertragsverhältnisses angefertigten Unterlagen, Produkten oder sonstigen Arbeitsergebnissen sowie dem dabei entwickelten oder verwendeten Know-how stehen ungeachtet einer Zusammenarbeit zwischen der Force8 und des Kunden ausschliesslich der Force8 zu.
    • 10.2 Der Kunde räumt der Force8 ein räumlich und zeitlich unbeschränktes, unwiderrufliches auf Dritte übertragbares, nicht exklusives, unentgeltliches Recht ein, die eingestellten Inhalte auf der Plattform zu verwerten. Von der Verwertung ausgenommen sind personenbezogene Daten. Sollten Inhalte, die personenbezogene Daten enthalten, verwertet werden, so würden solche Inhalte anonymisiert. Force8 ist jederzeit berechtigt, die Inhalte zu verwenden, zu bearbeiten und zu verwerten. Das schliesst insbesondere das Vervielfältigungsrecht, das Verbreitungsrecht und das Recht der öffentlichen Wiedergabe, insbesondere das Recht der öffentlichen Zugänglichmachung mit ein. Der Kunde verzichtet auf das Recht zur Urhebernennung.
    • 10.3 Die Force8 räumt dem Kunden jeweils ein nicht ausschliessliches und nicht übertragbares Nutzungsrecht zum ausschliesslichen Eigengebrauch auf die Vertragsdauer an der Software sowie an den ihm überlassenen Unterlagen, Produkten und sonstigen Arbeitsergebnissen, einschliesslich des jeweils zugehörigen Know-hows ein.
    • 10.4 Der Kunde ist nicht berechtigt, irgendeinen Teil der Software zu vervielfältigen, zu verändern, zu verbreiten, zu verkaufen oder zu vermieten. Die Software darf weder zurückentwickelt (Reverse Engineering) noch darf versucht werden, den Quellcode zu extrahieren.
    • 10.5 Die Weitergabe von Unterlagen, Produkten und sonstigen Arbeitsergebnissen oder von Teilen derselben sowie einzelner fachlicher Aussagen an Dritte durch den Kunden ist nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung der Force8 zulässig.
    • 10.6 Der Kunde unterlässt es, die ihm von der Force8 überlassenen Unterlagen, insbesondere der verbindlichen Berichterstattung, abzuändern. Gleiches gilt für Produkte und sonstige Arbeitsergebnisse, soweit deren Zweck nicht gerade in einer weiteren Bearbeitung durch den Kunden besteht.
    • 10.7 Die Erlaubnis zu einem Hinweis auf die bestehende Vertragsbeziehung zwischen den Parteien, insbesondere im Rahmen der Werbung oder als Referenz, ist hiermit vollumfänglich erteilt. Dazu dürfen auch Abbildungen des Firmenlogos des Kunden im Internet, in Firmenpräsentationen, Broschüren, Inseraten usw. verwendet werden.
  11. Gewährleistung und Haftung
    • 11.1 Die Force8 schliesst jegliche Sach- und Rechtsgewährleistung an der Software sowie an allen im Rahmen der Abwicklung des Vertragsverhältnisses angefertigten Unterlagen, Produkten oder sonstigen Arbeitsergebnissen aus. Die Force8 lehnt ausdrücklich alle Gewährleistungen jeglicher Art ab, gesetzlich oder anderweitig, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf die Garantien der Marktgängigkeit, Eignung für einen bestimmten Zweck.
    • 11.2 Die Force8 garantiert nicht, dass die von der Webseite oder dem Dienst ausgeführten Funktionen ununterbrochen, rechtzeitig, sicher oder fehlerfrei sind oder dass Fehler auf der Webseite oder im Dienst behoben werden.
    • 11.3 Die Force8 übernimmt keine Garantie für die Ergebnisse, die durch die Nutzung der Software erzielt werden können.
    • 11.4 Die Force8 übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Software und deren Inhalten oder die Korrektur von Fehlern in den Inhalten. Die Software und deren Inhalte werden nur „wie besehen“ und „wie verfügbar“ bereitgestellt.
    • 11.5 Die Haftung der Force8 für alle Arten von Schäden, inkl. direkte und indirekte Schäden, unmittelbaren und mittelbaren Schäden und Folgeschäden (inkl. entgangener Gewinn), die sich aus oder im Zusammenhang mit dem Betrieb der Software oder mit den im Rahmen der Abwicklung des Vertragsverhältnisses angefertigten Unterlagen, Produkten oder sonstigen Arbeitsergebnissen ergeben, sind ausgeschlossen. Insbesondere ausgeschlossen ist die Haftung der Force8 für Schäden:
      • als Folge von Störungen der Kommunikationsnetze, wie z.B. Übermittlungsfehler, technischen Mängel an der Netzwerkinfrastruktur, Störungen des Internets, rechtswidrigen Eingriffen in die Kommunikationsnetze oder Überlastungen der Kommunikationsnetze; 
      • als Folge von Störungen oder Unterbrüchen beim Endgerät (Computer bzw. Smartphone) der Umzugsfirma;
      • als Folge von Störungen oder Unterbrüchen der Internetplattform oder der Nichtverfügbarkeit der Internetplattform, sofern Force8 die übliche Sorgfalt hat walten lassen;
      • als Folge von Hackerattacken, Cyberangriffen, Computerviren oder anderer Schadsoftware; und
      • als Folge von Ereignissen der höheren Gewalt oder ausserhalb des Kontrollbereichs der Force8, unsachgemässer Verwendung der Internetplattform oder externen Umgebungseinflüssen.
    • 11.6 Falls das anwendbare Recht den Ausschluss oder die Beschränkung der Haftung in dem oben genannten Umfang nicht zulässt, gelten einige der oben genannten Beschränkungen möglicherweise nicht. In diesem Fall ist die Haftung von der Force8 begrenzt und die Gewährleistung ist im grösstmöglichen Umfang ausgeschlossen, das nach geltendem Recht zulässig ist.
  12. Dauer der Vereinbarung
    • 12.1 Die Vereinbarung gilt ab dem in der Vereinbarung angegebenen Startdatum oder falls kein Startdatum definiert wurde, ab dem Tag der Unterzeichnung des Vertrages durch beide Parteien.
    • 12.2 Sofern nicht im Einzelfall etwas Abweichendes vereinbart wird, werden die Lizenzen für die Zeitdauer von 12 Monaten abgeschlossen. Die Rechnungsstellung erfolgt jährlich immer im Voraus. Sofern der Kunde nicht spätestens 60 Tage vor Ablauf der Lizenzfrist kündigt, verlängert sich die Lizenz jeweils automatisch um weitere 12 Monate.
    • 12.3 Sollte der Kunde gegen Bestimmungen der Vereinbarung verstossen, kann die Force8 die Dienstleistungen sofort aussetzen oder einstellen.
    • 12.4 Die ausserordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt beiden Parteien bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen vorbehalten. Ein wichtiger Grund für die Force8 liegt insbesondere dann vor, wenn der Kunde trotz Mahnung mehr als zwei Monate mit der Zahlung einer fälligen Vergütung in Verzug ist. Sofern der Kunde den Kündigungsgrund zu vertreten hat, ist der Kunde verpflichtet, der Force8 die vereinbarte Vergütung abzüglich der von Force8 ersparter Aufwendungen bis zu dem Termin zu zahlen, an dem der Vertrag bei einer ordentlichen Kündigung frühestens enden würde.
    • 12.5 Kündigungserklärungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Die Einhaltung dieser Form ist Voraussetzung für die Wirksamkeit der Kündigung.
  13. Allgemeines
    • 13.1 Mit Ausnahme der Zahlungsverpflichtung des Kunden für die erbrachten Dienstleistungen ist keine der Parteien für die Nichterfüllung von Verpflichtungen unter dieser Vereinbarung aus Gründen verantwortlich, die ausserhalb ihres eigenen Einflussbereichs liegen.
    • 13.2 Sind Bestimmungen der Vereinbarung ganz oder teilweise ungültig, werden solche Bestimmungen aus dieser Vereinbarung ausgeschlossen. Die Einklagbarkeit der verbleibenden Bestimmungen dieser Vereinbarung bleibt davon jedoch unberührt.
    • 13.3 Die Force8 ist berechtigt, für andere Kunden Dienstleistungen zu erbringen.
    • 13.4 Die Force8 kann diese AGB jederzeit anpassen. Der Kunde sollte diese AGB daher regelmassig überprüfen.
    • 13.5 Mitteilungen bedürfen der Textform.
    • 13.6 Die Vereinbarung untersteht schweizerischem Recht.
    • 13.7 Ausschliesslich zuständig für sämtliche Streitigkeiten aus der Vereinbarung sind die Gerichte in Zürich, Kanton Zürich, Schweiz.

Anhang 1
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäss Art. 28 Abs. 3 DS-GVO

  1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
    • 1.1 Gegenstand der Auftragsverarbeitung ist der Betrieb der Software Force8 Coach (einem Athleten- und Teammanagementsystem) im Sinne einer Software-as-a Service für den Kunden durch die Force8 AG (nachfolgend Force8). Force8 verarbeitet dabei personenbezogene Daten für den Kunden im Sinne von Art. 4 Nr. 2 und Art. 28 DS-GVO auf Grundlage dieses Vertrages.
    • 1.2 Die vertraglich vereinbarte Dienstleistung wird ausschliesslich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union, in einem Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum oder in der Schweiz erbracht. Die Schweiz verfügt nach der Entscheidung der Europäischen Kommission über ein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne von Art. 45 Abs. 1 DS-GVO in Verbindung mit Art. 45 Abs. 6 DS-GVO.
    • 1.3 Der Vertrag und die Datenverarbeitung beginnen mit Inkrafttreten des Vertrages. Der Vertrag bzw. die Datenverarbeitung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen bzw. fortgeführt.
    • 1.4 Sofern die Datenverarbeitung dem Schweizer Datenschutzrecht untersteht, gelten Verweise auf die DS-GVO in diesem Vertrag auch als Verweise auf die entsprechenden Bestimmungen des Schweizer Datenschutzrechts.
  2. Art und Zweck der Verarbeitung, Art der personenbezogenen Daten und Kategorien betroffener Personen
    • 2.1 Die Art der Verarbeitung personenbezogener Daten besteht in folgenden Tätigkeiten (entsprechend der Definition von Art. 4 Nr. 2 DS-GVO): Erheben, Erfassen, Organisation, Ordnen, Speicherung, Anpassung oder Veränderung, Auslesen, Abfragen, Verwendung, Offenlegung durch Übermittlung, Abgleich, Einschränkung, Löschen und Vernichtung.
    • 2.2 Folgende Art von personenbezogenen Daten (entsprechend der Definition von Art. 4 Nr. 1, 13, 14 und 15 DS-GVO) sind von der Verarbeitung betroffen:
      • Basisdaten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Geburtsdatum, Leistungsstufe, Status (einsatzfähig, verletzt, krank, suspendiert, entschuldigt, Armee), Teams, Trainingsgruppen, (Sozial-)versicherungsdaten, Bankangaben
      • Trainings: Trainingsplanung, An-/Abwesenheitskontrolle, Trainingsstatistiken, Trainingsanalysen, Trainingsfeedback, Trainingsjournal
      • Wettkampf: Wettkampfplanung, Wettkampfstatistiken, Wettkampfanalysen
      • Tests: Standardisierte- und individuelle Tests, Teststatistiken, Testanalysen
      • Bewertungen: Individuelle Bewertungen, Bewertungsstatistiken, Bewertungsanalysen
      • Ratings: Individuelle Ratings, Ratingstatistiken, Ratinganalysen
      • Fragebogen: Standardisierte und individuelle Fragebogen, Fragebogenstatistiken, Fragebogenanalysen
      • Gespräche: Individuelle Gesprächserfassung, Gesprächsstatistiken, Gesprächsanalysen
      • Videos: Teilen von Trainings- und/oder Wettkampfvideos, Lehrvideos
      • Academy: Teilen von Dateien für Weiterbildung
      • GPS: GPS-Daten (via Sensor), GPS Statistiken, GPS Analysen 
      • Fitnesstracker: Sportuhren oder Pulsbänder Daten (wie Polar, Suunto, Garmin), Fitness Statistiken, Fitness Analysen
      • Medizinische Daten: Arztname, Versicherungsdetails, Allergien, Blutgruppe, Unverträglichkeiten, angeborene Krankheiten, Verletzungen (vergangene und aktuelle), Operationen (frühere oder geplante), in medizinischer Behandlung, (chronische) Schmerzen, Tageswerte (Schlafdauer- und Qualität, Gemütszustand, Gesundheitsrapport), SPU-Bericht, Medizinische Interviews, Arztzeugnisse, Laborergebnisse, Medical Reports.
    • 2.3 Folgende Kategorien betroffener Personen (entsprechend der Definition von Art. 4 Nr. 1 DS-GVO) sind von der Verarbeitung betroffen: 
      • Administratoren
      • Coaches, Team Managers und Instruktoren
      • Athleten, Angestellte
      • Staff (Betreuer)
      • Helfer
  3. Rechte und Pflichten sowie Weisungsbefugnisse des Kunden
    • 3.1 Für die Beurteilung der Zulässigkeit der Verarbeitung gemäss Art. 6 Abs. 1 DS-GVO sowie für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen nach den Art. 12 bis 22 DS-GVO ist allein der Kunde verantwortlich. Gleichwohl ist Force8 verpflichtet, alle solche Anfragen, sofern sie erkennbar ausschliesslich an den Kunden gerichtet sind, unverzüglich an diesen weiterzuleiten. 
    • 3.2 Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahrensänderungen sind gemeinsam zwischen Kunden und Force8 abzustimmen und schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format festzulegen. Der Kunde erteilt alle Aufträge, Teilaufträge und Weisungen in der Regel schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format zu bestätigen und sind ohne diese Dokumentation nicht gültig. 
    • 3.3 Der Kunde ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmassnahmen von Force8 vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Beendigung dieses Vertrages bestehen.
  4. Weisungen
    • 4.1 Für Weisung zu nutzende Kommunikationskanäle: E-Mail
    • 4.2 Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung der Ansprechpartner sind dem Vertragspartner unverzüglich und schriftlich oder elektronisch die Nachfolger bzw. die Vertreter mitzuteilen.
    • 4.3 Force8 wird den Kunden unverzüglich darauf aufmerksam machen, wenn eine vom Kunden erteilte Weisung seiner Meinung nach gegen gesetzliche Vorschriften verstösst (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DS-GVO). Force8 ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung so lange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Kunden nach Überprüfung bestätigt oder geändert wird. 
  5. Pflichten von Force8
    • 5.1 Force8 verarbeitet personenbezogene Daten ausschliesslich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach Weisungen des Kunden, sofern er nicht zu einer anderen Verarbeitung durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem Force8 unterliegt, hierzu verpflichtet ist (z. B. Ermittlungen von Strafverfolgungs- oder Staatsschutzbehörden). In einem solchen Fall teilt Force8 dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchstabe a DS-GVO).
    • 5.2 Force8 verwendet die zur Verarbeitung überlassenen personenbezogenen Daten für keine anderen, insbesondere nicht für eigene Zwecke.
    • 5.3 Force8 sichert zu, dass er die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeiter vor Aufnahme der Tätigkeit mit den für sie massgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und für die Zeit ihrer Tätigkeit wie auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses in geeigneter Weise zur Verschwiegenheit verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchstabe b und Art. 29 DS-GVO). Auskünfte über personenbezogene Daten aus dem Auftragsverhältnis an Dritte oder den Betroffenen darf Force8 nur nach vorheriger Weisung oder Zustimmung durch den Kunden erteilen.
    • 5.4 Bei der Erfüllung der Rechte der betroffenen Personen nach Art. 12 bis 22 DS-GVO durch den Kunden, an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten sowie bei erforderlichen Datenschutz-Folgeabschätzungen des Kunden hat Force8 im notwendigen Umfang mitzuwirken und den Kunden soweit möglich angemessen zu unterstützen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchstabe e und f DS-GVO). Solche Unterstützungsleistungen seitens Force8 sind kostenpflichtig und sämtliche Kosten und Auslagen gehen zu Lasten des Kunden.
    • 5.5 Force8 teilt dem Kunden unverzüglich Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten nach Art. 33 Abs. 2 DS-GVO mit.
    • 5.6 Nach Beendigung des vorliegenden Vertrages hat Force8 sämtliche in seinem Besitz sowie an Subunternehmen gelangte personenbezogenen Daten, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, datenschutzgerecht zu löschen bzw. zu vernichten/vernichten zu lassen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchstabe g DS-GVO).
    • 5.7 Force8 stellt dem Kunden alle vernünftigerweise erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DS-GVO niedergelegten Pflichten zur Verfügung (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchstabe h DS-GVO). 
    • 5.8 Force8 erklärt sich damit einverstanden, dass der Kunde nach Terminvereinbarung und mit zweimonatiger Vorankündigung berechtigt ist, die Einhaltung der Vorschriften über Datenschutz und Datensicherheit sowie der vertraglichen Vereinbarungen im angemessenen und erforderlichen Umfang selbst oder durch vom Kunden beauftragte Dritte zu kontrollieren, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme sowie durch Überprüfungen und Inspektionen vor Ort (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchstabe h DS-GVO).
  6. Technische und organisatorische Massnahmen
    • 6.1 Es wird für die konkrete Auftragsverarbeitung ein dem Risiko für die Rechte und Freiheiten der von der Verarbeitung betroffenen natürlichen Personen angemessenes Schutzniveau gewährleistet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 Buchstabe d DS-GVO). Dazu werden die Schutzziele von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO in Bezug auf Art, Umfang, Umstände und Zweck der Verarbeitungen derart berücksichtigt, dass durch geeignete technische und organisatorische Abhilfemassnahmen das Risiko auf Dauer eingedämmt wird.
    • 6.2 Das in Anhang 2 – Technische und Organisatorische Massnahmen beschriebene Datenschutzkonzept stellt die Auswahl der technischen und organisatorischen Massnahmen passend zum ermittelten Risiko unter Berücksichtigung der Schutzziele nach Stand der Technik dar.
    • 6.3 Für die Sicherheit erhebliche Entscheidungen zur Organisation der Datenverarbeitung und zu den angewandten Verfahren sind zwischen Force8 und Kunden abzustimmen. 
    • 6.4 Die Massnahmen bei Force8 können im Laufe des Auftragsverhältnisses der technischen und organisatorischen Weiterentwicklung angepasst werden, dürfen aber die vereinbarten Standards nicht unterschreiten. 
    • 6.5 Wesentliche Änderungen muss Force8 mit dem Kunden in dokumentierter Form (schriftlich, elektronisch) abstimmen. 
  7. Unterauftragsverhältnisse mit Subunternehmern 
    • 7.1 Die Beauftragung von Subunternehmern zur Verarbeitung von Daten des Kunden ist Force8 nur mit Genehmigung des Kunden gestattet (Art. 28 Abs. 2 DS-GVO). Force8 informiert den Kunden immer über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung neuer oder die Ersetzung bisheriger Subunternehmer, wodurch der Kunde die Möglichkeit erhält, gegen derartige Änderungen Einspruch zu erheben
    • 7.2 Eine Beauftragung von Subunternehmern in Drittstaaten darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind (z. B. Angemessenheitsbeschluss der Kommission, Standarddatenschutzklauseln, genehmigte Verhaltensregeln).
    • 7.3 Force8 hat vertraglich sicherzustellen, dass die vereinbarten Regelungen zwischen Kunden und Force8 auch gegenüber Subunternehmern gelten. Der Vertrag mit dem Subunternehmer muss schriftlich abgefasst werden, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann (Art. 28 Abs. 4 und Abs. 9 DS-GVO).
    • 7.4 Der Kunde genehmigt hiermit den Beizug der Binary Tailors – Design e Web Lda, Rua Brito Pais No 8 5 Esq, 1495-028 Algés, Portugal als Subunternehmer und Unterauftragsverarbeiter. Dieser Subunternehmer entwickelt, wartet und betreibt die Software Force8 Coach im Auftrag der Force8 AG.

Anhang 2
Technische und Organisatorische Massnahmen

1 Technische Massnahmen
Die Software wird von der portugiesischen Firma PTISP gehostet. Daher gelten deren rechtlichen Dokumente: https://ptisp.pt/company/legal

2 Organisatorische Massnahmen
Die von Force8 getätigten Datenschutzmassnahmen haben das Ziel der Sicherstellung der Verfügbarkeit der Daten, Integrität, Vertraulichkeit, Nichtverkettbarkeit durch Zweckbestimmung, Transparenz durch Prüffähigkeit und Intervenierbarkeit durch Ankerpunkte.

Unsere Massnahmen zur Datensicherheit haben das Ziel einer dauerhaften, hohen Belastbarkeit unserer Systeme und Dienste hinsichtlich der damit verbundenen Datenverarbeitung. Wir stellen die Fähigkeit sicher, die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und den Zugang zu ihnen bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen. Ferner verwenden wir ein Verfahren zur regelmässigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Massnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung. Überdies unternehmen der Verantwortliche sowie der Auftragsverarbeiter Schritte, um sicherzustellen, dass ihnen unterstellte natürliche Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, diese nur auf Anweisung des Verantwortlichen verarbeiten, es sei denn, sie sind nach dem Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten zur Verarbeitung verpflichtet.

Die Geschäftsprozesse von Force8 orientieren sich an den Vorgaben des Art. 32 der Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO).

2.1 Schutz vor unbefugter Kenntniserlangung von Beschäftigten- und Kundendaten sowie anderer schützenswerter personenbezogener Daten

Die Force8 sichert zu, dass Unbefugte durch folgende Massnahmen an der Benutzung der Datenverarbeitungssysteme gehindert werden: 

  • Passwortschutz: Passwörter mit min. 8 Zeichen inkl. einem Sonderzeichen 
  • Persönlicher und individueller User-Log-In bei Anmeldung am System bzw. Unternehmensnetzwerk
  • Ein Benutzerstammsatz pro User
  • IP-beschränkter Zugriff auf Server
  • Berechtigungskonzept für digitale Zugriffsmöglichkeiten

Die im Unternehmen getroffenen Massnahmen der Vertraulichkeit und Integrität gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschliesslich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

Die Geschäftsprozesse der Force8 werden durch die nachfolgend aufgeführten Massnahmen unterstützt:

  • differenzierte und aufgabenbezogene Berechtigungen, Profile
  • regelmässige Sichtung von Logfiles
  • Verpflichtung aller Mitarbeiter auf das Datenschutzgeheimnis und Telekommunikationsgeheimnis.

Die im Unternehmen getroffenen Massnahmen gewährleisten eine hinreichende Weitergabekontrolle. Personenbezogene Daten werden bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt, ohne dass überprüft, festgestellt und unterbunden werden kann.

Force8 versichert hiermit, dass über die gesetzlich vorgesehenen Ausnahmefälle hinaus keinerlei Daten an Dritte weitergegeben werden. Die zur Erreichung dieses Ziels getroffenen Massnahmen sind nachfolgend aufgeführt:

  • 256-Bit-SSL-Verschlüsselung
  • es existieren Regelungen zur Datenvernichtung und Löschung (Löschkonzept)
  • die im Unternehmen getroffenen Massnahmen gewährleisten ein hohes Schutzniveau im Bereich Auftragskontrolle. Die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur entsprechend der Weisungen des Kunden verarbeitet. Dies wird durch die folgenden Massnahmen unterstützt:
  • schriftlicher Vertrag (inkl. Nutzungsbedingungen) zur Auftragsverarbeitung gem. Art 28 DS-GVO mit Regelungen zu den Rechten und Pflichten der Force8 und des Kunden
  • formalisierte Auftragserteilung

Die im Unternehmen getroffenen Massnahmen der Trennungskontrolle gewährleisten darüber hinaus, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene personenbezogene Daten ebenfalls getrennt verarbeitet werden können.